一、電子檔案的處置

電子文件的處置工作應(yīng)按照規(guī)范進(jìn)行：第一是電子文件（檔案）保管期限表；第二是經(jīng)過有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批的鑒定報(bào)告。對(duì)于政府機(jī)構(gòu)來說，電子文件處置工作主要包括留存和銷毀。

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1留存

留存是指電子文件繼續(xù)保存在形成文件的政府機(jī)構(gòu)中，政府機(jī)構(gòu)擁有文件實(shí)體的保管權(quán)和信息的管理權(quán)。保存在文件管理系統(tǒng)中：歸檔文件的保存；期滿鑒定后需要繼續(xù)留存的文件：脫機(jī)保存、縮微、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件、遷移。

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2銷毀

電子文件銷毀包括信息刪除和介質(zhì)銷毀兩種。電子文件銷毀必須遵循以下幾條原則：電子文件的銷毀必須經(jīng)過授權(quán)，銷毀過程必須有記錄，事后還應(yīng)檢查審計(jì)；必須要等到形成、利用文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束才能進(jìn)行銷毀；銷毀應(yīng)采用與文件密級(jí)相適應(yīng)的方法；除特殊的規(guī)定外，已經(jīng)決定要銷毀的電子文件，其所有備份都必須予以銷毀。

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二、電子檔案的移交

電子檔案移交指立檔單位向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館或其他檔案保管單位移交電子檔案的過程。在移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)。電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行，移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

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